Персональный ассистент: кто, зачем и почему? Записки эксперта по подбору персонала. Персональный ассистент – должность или статус

Помощник руководителя – это элита административного персонала. Директор крупного предприятия нуждается в ответственном и надежном подручном, который ведет всю организационную и информационную работу. Таким образом, руководитель перестает тратить время нерационально, суетясь и занимая себя мелкими вопросами. Помощник обретает особый статус в компании, ведь он является доверенным лицом директора.

Чтобы исполнять свои обязанности качественно, мало владеть базовым набором знаний и умений, нужно обладать определенными человеческими качествами. Вы должны быть пунктуальной, доброжелательной, выдержанной, тактичной, преданной корпоративным интересам. Вместе с тем нужно приготовиться быть в подчиненном положении, уметь приспосабливаться к обстоятельствам и характеру шефа.

В первую очередь, нужно суметь уважение и самого руководителя и других . Вам придется овладеть умением управлять и отдавать приказы, ведь на вас будет возложена обязанность - курировать простые проекты. К работе нужно отнестись со всей ответственностью и не бояться ее. Приложите свою инициативность и не бойтесь высказывать начальнику свое мнение, если считаете, что вы правы.

Основными обязанностями хорошего помощника руководителя являются: работа с документацией и организационная работа. Информационно-документационное обслуживание включает в себя следующие дела:
1. Прием и проверку подготовленных проектов документов, которые дают шефу на подпись, их редактирование и доработку.
2. Прием корреспонденции, которая поступает на адрес компании, и передача ее в соответствующие структурные подразделения и конкретным сотрудникам. Подготовка и отправление ответов.
3. Составление писем, запросов, докладов, отчетов и прочей документации, требующейся руководителю.
4. Ведение архивных записей и надежное хранение дел.
5. Контролирование работы сотрудников предприятия, наблюдение за сроками исполнения.
6. Ведение регистрационной картотеки.

Бездокументное обслуживание состоит из других обязанностей:
1. Прием и транслирование сообщений по различным каналам связи.
2. Контролирование поступающих телефонных звонков, «лица» компании в разговоре с клиентами, быстрое принятие решений о важности звонка.
3. Обеспечение работы руководителя с помощью организации его стола.
4. Рациональное планирование встреч и других дел шефа.
5. Подготовка советов, заседаний, совещаний (сбор участников и документов). Ведение протоколов этих встреч.
6. Организация презентаций компании.
7. Исполнение личных просьб и поручений руководителя.

Круг этих обязанностей зависит от масштаба предприятия, руководства. Директор крупной компании имеет несколько помощников, обязанности которых более узкие, но не менее .

Помощник руководителя – это прекрасная возможность овладеть навыками управления. Эта должность может стать очередной ступенькой вашей карьеры.

Должностная инструкция помощника руководителя создается для упорядочивания трудовых взаимоотношений. В документе обозначены функциональные обязанности, ответственность, права сотрудника.

Должность «помощник руководителя» в разных организациях может называться по-разному: личный помощник директора, ассистент руководителя, секретарь.

Образец типовой должностной инструкции помощника руководителя

І. Общие положения

1. Помощник руководителя назначается на должность и освобождается от нее приказом руководителя организации.

2. Помощник руководителя подчиняется непосредственно руководителю компании.

3. В период отсутствия помощника руководителя его права и функциональные обязанности переходят к иному должностному лицу, о чем сообщается в приказе по организации.

4. На должность помощника руководителя назначается лицо, имеющее высшее образование и стаж аналогичной работы от одного года.

5. Помощник руководителя руководствуется в своей деятельности:

• законодательством РФ;
• Правилами внутреннего трудового распорядка, Уставом и иными нормативными актами компании;
• приказами и распоряжениями руководства;
• данной должностной инструкцией.

6. Помощник руководителя должен знать:

• установленный порядок обращения с документами в организации;
• правила делового общения и этикета;
• порядок ведения отчетной документации;
• правила пользования офисной техникой, средствами связи;
• основы работы в текстовом редакторе, электронных таблицах;
• основы делопроизводства;
• организационно-штатную структуру компании;
• порядок заключения и исполнения договоров.

ІІ. Должностные обязанности помощника руководителя

На помощника руководителя возложены следующие функциональные обязанности:

1. Планирование рабочего дня руководителя: разработка и согласование графика проведения встреч, визитов, звонков, приемов и иных действий.

2. Личное сопровождение руководителя на встречах, приемах, в поездках.

3. Техническое обеспечение работы руководителя: заказ билетов, транспорта; организация переговоров, встреч.

4. Ведение протоколов и других документов, фиксирующих ход и результат встреч, заседаний, переговоров.

5. Доведение к сведению работников структурных подразделений организации указаний, распоряжений руководства и контроль их исполнения.

6. Сбор информации, подготовка и предоставление руководству аналитических, информационных, справочных и других отчетов.

7. Ведение делопроизводства, получение корреспонденции, направляемой в адрес руководителя.

8. Запись посетителей на личный прием к руководителю, организация их приема.

9. Прием документов и заявлений на подпись руководителя, их регистрация, учет и передача руководителю.

10. Составление писем, запросов, других документов по поручению руководства.

11. Подготовка заседаний, встреч, совещаний, проводимых руководителем. Сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте их проведения, повестке дня.

12. Выполнение служебных поручений руководителя.

ІІІ. Права

Помощник руководителя имеет право:

1. Получать информацию в объеме, необходимом для выполнения поставленных задач.

2. Направлять руководству предложения по улучшению своей работы и рационализации деятельности компании.

3. Направлять запросы в подразделения организации (по поручению руководителя или по личной инициативе) на получение документов, необходимых для выполнения его должностных обязанностей.

4. Требовать от руководства учреждения создания условий, необходимых для выполнения его служебных обязанностей.

5. Принимать самостоятельные решения в рамках своей компетенции.

6. Иметь доступ к конфиденциальной информации, при возникновении служебной необходимости.

ІV. Ответственность

Помощник руководителя несет ответственность за:

1. Предоставление сотрудникам организации недостоверной информации.

2. Ненадлежащее исполнение своих должностных обязанностей.

3. Нанесение материального ущерба организации, государству, ее контрагентам, сотрудникам.

4. Нарушение сроков выполнения поставленных задач.

5. Нарушение положений руководящих документов организации, решений, постановлений.

6. Разглашение коммерческой тайны, личных данных, конфиденциальной информации.

7. Действия, выходящие за пределы его компетенции.

8. Нарушение трудовой дисциплины, техники безопасности, правил внутреннего трудового распорядка, противопожарной защиты.

9. Нарушение норм делового этикета, грубое обращение с деловыми партнерами, посетителями, сотрудниками организации.

Одна из наиболее престижных профессий и в то же время представляющаяся большинству совсем нетрудной - личный секретарь или помощник. По поводу престижности - все верно. Насчет легкости - обманчивое впечатление. Легко быть только… плохим помощником. Как стать звездой на профессиональном небосклоне?

Ответ

Позиция персонального помощника руководителя обладает высоким статусом в компании. Персональный помощник находится в эпицентре офисной жизни организации, к его персоне обращено большое внимание. Общение с первыми лицами компаний и ответственность, которую несет персональный помощник, требует немалых знаний и умений. Трудно переоценить, какой большой и важный объем административной, представительской, посреднической работы выполняет помощник.

Независимо от размеров организации, рамки решаемых вопросов персонального помощника порой расширены до такой степени, что он выполняет не только стандартный набор административной работы, но и часто массу творческой работы. В своей работе помощник может успешно реализовывать финансовые, менеджерские, журналистские, PR, переводческие функции, особенно, если к этому лежит душа и есть таланты, знания и навыки. Все зависит от того, как проявлять себя на рабочем месте, от масштаба деятельности непосредственного руководителя, а также от того понимания, вернее человеческого и профессионального принятия и уважения, которое складывается между помощником и его непосредственным руководителем.

Важную информацию о информационной поддержке руководителя вы найдете в материале здесь.

Помимо большой ответственности, должность персонального помощника руководителя заключает в себе большие возможности: налаживание интересных контактов, коммуникации с людьми различного статуса, часто довольно высокого, постоянное пребывание, что называется, «на виду», развитие организаторских и лидерских навыков, возможность вырасти до любой должности в любой сфере, в которой вы сможете проявить свои способности и активность. Работая в приемной руководителя можно «присмотреться» к различным профессиональным сферам деятельности внутри компании, определиться со своими сильными сторонами и интересами, начать успешный деловой старт своей карьеры. Талантливому и целеустремленному сотруднику карьерный рост и рост финансовой компенсации за все свои усилия обеспечен.

Какие личные качества сотрудника на этой должности играют ключевую роль?

Для начала стоит отметить, что чаще всего персональными помощниками работают девушки. Природные качества, присущие женскому полу, а именно: ориентация на человеческие отношения, на общение, умение предусмотреть множество мелочей, позаботиться о людях, просчитать развитие ситуации на пару шагов вперед, проницательность, интуиция - могут сослужить хорошую службу женщинам в их профессиональной деятельности.

Стоит учитывать и то, что коль скоро женщина взялась за построение успешной профессиональной карьеры, ей надо обратить внимание и на факторы, на которые традиционно ориентированы мужчины, когда они добиваются успеха на том или ином деловом поприще, а именно - на компетентность, умение правильно себя подать, умение быть ориентированным на результат.

Как же преуспеть на должности персонального помощника и создать отличный фундамент для своей успешной карьеры?

Программа-максимум

Не стоит забывать того, что не бывает непродуктивных областей деятельности, бывают нерадивые сотрудники. Так же, как не бывает скучной жизни, бывают скучные люди. Природа одарила женщину многими ценными способностями.

Что важно сегодня для делового успеха женщины?

Не стоит уповать только на внешние данные, хотя привлекательный и аккуратный вид, умение себя подать, безусловно, сослужат вам отличную службу.

Успешный человек всегда осознает три вещи:

• свои способности и таланты,
• свои амбиции и цели,
• свои источники новых знаний и умений, то есть возможности роста.

Необходимо также четко понимать, что вы вкладываете в понятие «успех» для себя. Спокойная ли это рутинная работа или необходимость постоянного решения новых задач, проявления смекалки и инициативы и пребывания в центре событий. К слову сказать, если последнее вам не по вкусу, то должность персонального помощника не для вас.

Понимание и действие - вот два двигателя успеха. Успешный человек активно действует ЗДЕСЬ и СЕЙЧАС. Ему не нужно ждать, когда представится возможность проявить себя. Он сам создает эти возможности для себя, вычисляет их из окружающей его действительности, ведь фокус его зрения достаточно широк, и он открыт для того, чтобы замечать многие вещи вокруг и использовать ситуации.

Выполняйте не только то, чего ждут от вас на работе. Такой пассивный подход к делу не для человека, стремящегося к каким-либо профессиональным высотам. Задайте себе вопрос: что вы ждете от работы? Ответом может быть: достойное вознаграждение, удовлетворение от уровня общения, социальных и иных благ, которое предоставляет работа, признание своих заслуг у руководства, окружения. Ведь личный успех зависит не столько от занимаемой позиции, сколько от самого человека .

Подумайте над тем, каким образом вы можете отлично проявить себя, как усовершенствовать рабочий процесс, какую атмосферу создать в приемной, т. е. какие шаги можно предпринять для эффективного решения рабочих задач. Вот точки создания ситуаций и возможностей для вашего успеха.

Когда человек действует не просто в рамках того, что требуется от него по работе, а ставит во главу угла свои ожидания от работы, свои стремления к росту и самореализации, то у него получается показать, на что он способен, завоевать доверие и признание общества к себе как к специалисту, амбициозному сотруднику.

Самый главный урок личностного роста: хочешь учиться - учись, подходи, спрашивай, уточняй, проси мастер-класс, пробуй делать что-то новое, большее, но никто не будет тебе предлагать наставничество, обучение или профессиональные советы первым. Инициатива, вопросы, предложения «пробы пера» или ассистирования уже состоявшемуся профессионалу для постижения мастерства должны исходить от «ученика», так как именно ученик ищет учителя, а не наоборот!

Таким образом, рецепт успеха в профессии предельно прост - осознать, что вы сами играете главную роль в ситуациях и обстоятельствах своего существования. Ваше понимание того, какая окружающая обстановка наилучшим образом соответствует вашим стремлениям и целям, понимание своих сильных сторон, чуткость к окружающей действительности - все это играет жизненно важную роль в создании благоприятных возможностей для продвижения по пути успеха. В этом случае вы как бы моделируете свой сценарий жизни, вы наполняете его теми идеями, которые имеют для вас ценность. Все эти идеи воплощаются в тех вещах, условиях, людях, которые начинают вас окружать в соответствии с тем ходом событий, который вы организовываете для себя или имеете четкую мысль организовать. Ведь образ жизни человек выбирает сам.

Понятно, что хорошо можно делать только то, что нравится. А дальше - больше. Начав входить во вкус дела, получать удовольствие от положительных результатов своих усилий вы будете открывать свои личные секреты успеха. Ведь все очень индивидуально. Эту индивидуальность вы будете с удовольствием открывать и развивать в себе шаг за шагом.

Личному помощнику: две волшебных палочки

Для помощника руководителя два умения особенно важны: работа с информацией и работа с людьми. Оба этих умения становятся равными по значению волшебными палочками талантливого помощника.

Работа с информацией: важно не столько обладать максимальным ее количеством и многое помнить и держать в голове, сколько знать, где можно ее найти в нужный момент. То, что мы с вами живем в Web-эпоху, существенно облегчает нам жизнь. Ведь информацию или подсказку об ее ценных источниках можно найти, используя ресурсы всемирной паутины, поэтому на первом месте сегодня стоят поисковые навыки. Этими навыками нужно владеть в совершенстве. Найти нужную информацию, выделить главное в большом информационном потоке - это важные умения современного помощника. Как добиться виртуозного владения такими навыками? Чем больше практики - тем лучше у вас будет получаться. И еще. Будьте любознательными!

Важно никогда не паниковать заранее, сталкиваясь с новой проблемой. Найдите информацию, подумайте, разберитесь. Здесь важен оптимистичный и познавательный подход. Особенно когда часто приходится решать новые задачи. Но если вам такое не под силу и не нравится, то вы выбрали не ту работу. Ведь работа персонального помощника предполагает инициативу, творческое и позитивное мышление. Это работа для тех, кто любит мыслить и решать различные задачки. Это работа для блестящих организаторов, творцов, умеющих эффективно справляться со стрессами, сглаживать трудности и никак иначе.

Вторая волшебная палочка - умение общаться с людьми - это еще более сложный и интересный инструмент.

Личному помощнику важно находить общий язык с окружающими. Для эффективного общения необходимо обладать такой замечательной чертой характера, как коммуникабельность, т. е. способность легко устанавливать контакты. Замкнутому, малообщительному человеку трудно работать на должности помощника, учитывая необходимость общения с большим количеством людей абсолютно разных статусов. К ценным личным качествам помощника относятся любезность, вежливость, доброжелательность, предупредительность, внимание к собеседнику. Они всегда проявляются не только при личных контактах, но и при ведении телефонных переговоров. Именно эти качества создают благоприятную атмосферу в приемной руководителя, в офисе и помогают в получении поддержки, эффективном взаимодействии с людьми и выполнении посреднической миссии между руководителем и окружающими его людьми.

Стоит отметить, что женщины от природы хорошие психологи и «специалисты по человеческим отношениям». Подсознательно они обычно понимают, что за человек перед ними, и в зависимости от этого выбирают линию поведения. Касается ли это руководителя или сотрудников, лучше придерживаться максимально корректного стиля поведения.

Другой важный момент - умение заботиться о людях , умение быть дипломатом, проявлять тактичность, находить правильный тон, понимать настроение окружающих людей и положение вещей. Почему заботиться о людях? Разве помощнику руководителя нужно проявлять чудеса терпения и заботы няни-сиделки? Отчасти да. Работа у вас помогающая . Это ваша основная функция. Организовывая что-то, вам необходимо просчитывать все нюансы, как если бы вы все это делали лично для себя. Нельзя опускать какие-то вопросы, детали и думать, что там, на месте люди сами разберутся. Нужно стараться предусмотреть все по максимуму, все до мелочей. Эта работа очень важна. Ведь умение позаботиться о людях под силу далеко не каждому. Это очень непростая задача для помощника руководителя.

В природе женщины заложено такое качество, как способность и стремление все усовершенствовать. Она считает, что если что-то существует или работает в том или ином виде, то это можно улучшить. Как правило, она старается добиться этого сама и готова сподвигнуть на это окружающих. Это чудесное качество женщины предоставляет ей большие возможности развития своих лидерских качеств и продвижения по карьерной лестнице.

Хочется отметить, что для профессионального успеха практически в любом деле нужно хорошо разбираться в женской и мужской психологии. Это важно, во-первых, чтобы четко понимать свои собственные плюсы и сильные стороны, заложенные природой, и, во-вторых, чтобы эффективно общаться с людьми, учитывая особенности мужского и женского стилей мышления и поведения. Эти ценные знания помогут вам правильно находить общий язык, взаимопонимание и поддержку не только на работе, но и в личной жизни, что очень важно для каждой женщины.

Работа для творческих натур

Для женщины очень важен момент творчества. Редкая женщина, в силу качеств своей женской натуры, которые ей дала природа, согласится выполнять скучную рутинную работу. Что же такое творчество и почему мы чаще всего стремимся найти творческую работу? Что мы вкладываем в это понятие? Порой оказывается, что мы подразумеваем под этим понятием свободу. Свободу для созидания, для раскрытия и реализации себя.

Действительно, часто нам необходимо не просто выполнять какие-то обыденные, повторяющиеся день ото дня функции, но и творить, созидать и, главное, видеть конечный результат, «продукт» своей деятельности, получить от «потребителя» этого «продукта» отклик, обратную связь, высокую оценку вложенных усилий. Для некоторых людей, кроме того, важно делать что-то «от и до», а не просто быть винтиком большой машины и вкладывать свою небольшую лепту в общее дело. В процессе своего профессионального самоопределения нужно обязательно найти ответ на вопрос - что же лично вам важно в вашей работе?

Так вот, о творчестве. К счастью, работа в должности помощника руководителя предполагает умение самостоятельно мыслить и принимать решения и на отсутствие творческого поля деятельности жаловаться не приходится.

Найти выход из ситуации, порой нестандартной, предложить идею, если нужно - убедить в ее ценности и разумности, найти возможность ее осуществить, спланировать и «сдирижировать» ее выполнение - вот основные части плана успешной деятельности личного помощника, которая будет по достоинству оценена. И если вы думаете, что улучшать привычный ход вещей - это неблагодарное дело, то можете удивиться узнав, что вы (если решитесь все-таки это сделать) выполнили наконец то, до чего уже давно ни у кого руки не доходили, и это не осталось незамеченным. Разве это не принесет удовольствия от деятельности? Разве не создаст предпосылки для дальнейшего профессионального роста? Ответ на все вопросы предельно лаконичен - да! Надо пробовать и дерзать.

Для того чтобы созидать, нужно видеть, слышать, понимать людей и обстоятельства вокруг, замечать ключевые проблемы в своей работе и находить решения, совершенствовать процессы. В большинстве случаев не стоит рассуждать о том, что инициатива наказуема. Наказуемо, как правило, бездействие и равнодушие, так как рано или поздно можно наткнуться на те же препятствия, на которые в прошлом, казалось бы, так удачно удалось закрыть глаза. Если проблема системная, то ее лучше решить, и в следующий раз в аналогичной ситуации уже не придется тратить время на обход той же ямы.

Работа помощника постоянно подкидывает задачки, и если вы деятельная и творческая натура, то эти задачки будут укреплять и наращивать ваши «профессиональные мышцы», а также открывать и развивать ваши умения и таланты. Этими задачками и интересна (вовсе не рутинная, как правило) деятельность персонального помощника руководителя. Решая их, мы растем и развиваемся как личности и как сотрудники, это приносит нам удовлетворение и достойное вознаграждение. А мы стремимся к этому, не правда ли?

Личный помощник (ассистент) - востребован руководителями крупных компаний, в которых уже есть развитый штат административного персонала (ресепшн, секретариат).

В его функции входит административное обеспечение руководителя, начиная от переговоров и заканчивая бронированием путевок, авиабилетов для начальника и его семьи. Также, ведение телефонных переговоров, составление плана на день для руководителя и контроль за его выполнением, организация совещаний, ведение переписки, подготовка материалов для презентаций, организация командировок, исполнение остальных поручений директора.

Когда мы говорим о безупречном личном помощнике, имеем в виду ряд присущих навыков, принципов и привычек. Одним из таких навыков является умение планировать свою работу и работу руководителя. Хороший помощник руководителя - это незаменимый человек, выполняющий самый широкий спектр функций, от секретаря до заместителя руководителя, доверенное лицо и иногда - второй человек в компании. Поэтому люди высокой квалификации и личной преданности, выполняющие эту работу, ценятся очень высоко.

Зачастую помощниками руководителя становятся переросшие свои прямые обязанности секретари, офис-менеджеры, руководители приближенных к начальнику отделов. Очень часто помощник руководителя совмещает свои обязанности с выполнением других функций - например, переводчика или юриста.

Сформулировать полностью должностные обязанности личного помощника практически невозможно. Он должен уметь читать мысли руководителя, уже по звонку определять плохое настроение босса, и не обращать внимания на недовольство в свой адрес, когда на тебе просто сорвали зло. Самые главные требования, которые предъявляют руководители к личному помощнику, - это высокие человеческие качества будущей «правой руки». Руководитель скорее отдаст предпочтение человеку с менее скромным послужным списком, но находящимся с ним «на одной волне», чем крутому специалисту, но с шероховатостями при первом знакомстве.

Начальник должен быть абсолютно уверен в своём помощнике, ведь тот знает о нём всё, обладает немалым количеством эксклюзивной информации, которую можно использовать во вред фирме и шефу. По личному помощнику партнёры и клиенты могут судить о делах в компании.

Роль помощника руководителя в любой организации огромна, ведь именно от его высококлассной работы зависит продуктивность рабочего времени первых лиц компании. В их помощи нуждаются как топ-менеджеры мелких компаний, так и генеральные директора крупнейших холдингов. Профессионализм помощника в идеале должен позволить работодателю переложить на него существенную часть собственных обязанностей, не требующих личного участия.

Плюсы и минусы в работе помощника руководителя

Основным плюсом в работе помощника руководителя является возможность получения бесценного управленческого опыта и перспектива неограниченного совершенствования собственных качеств и талантов. Работая рядом с умным и преуспевающим руководителем, можно ежедневно учиться логике и принципам постановки и решения стратегических и тактических задач бизнеса, принятия оптимальных решений, ведению деловых переговоров, разрешению конфликтов, общению с людьми разного социального, финансового и возрастного уровня. В дальнейшем приобретенные знания и умения помогут продвинуться по карьерной лестнице или даже открыть собственное дело.

Среди минусов можно выделить :

• тяжелый график работы - режим, что называется, 24/7/365, ведь часто рабочий день помощника длится дольше, чем у руководителя;
• некоторые руководители резко отрицательно относятся к желанию своего помощника перейти на другую должность, и иногда персональные ассистенты становятся «заложниками своей профессии»;
• возрастные ограничения: как правило, на данную позицию работодатели рассматривают соискателей не моложе 25 лет, а карьера помощника руководителя длится в среднем до 35-40 лет.